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注目商品のNAS

小さな会社でも、データ共有・データのバック用に導入が増えてきたNASは注目商品です。業務内容に合わせ選択が大切です。NAS


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複合機の導入活用で業務改善をすすめる

機能を活かしきることで更なるぺーパーレス化.手間とコスト削減が可能。

今や、「複合機」は小さな会社でも当たり前の備品です。「コピー」「ファックス」「プリンター」「スキャナー」の基本機能が一つにまとまっているだけで「省スペース、コストカット」につながっています。いまだ導入されていない会社は是非とも検討されることをお勧めします。
さて、導入してはいるものの、実は「活用」という観点でみると、その機能が十分に活かされていないケースがあるようです。例えば、「高機能ファックス搭載」のある複合機ですと、受信したファックスデータを指定したパソコンや、共有フォルダ、E-mailなどに転送、出力せずに済み、ペーパーレス化をさらに進めることができます。プリントの枚数が多い会社は改めて、確認されるとよいかもしれません。
(下の図を参照)複合機の高機能ファックス搭載でファックス受信がyり便利に

高機能化はネットワークとの連携でより便利に活用できます

複合機の高機能化により、対応できる作業が増えていきましたが、その機能が会社の業務の中でどのように使うことができるのか、よく理解されていないケースもあります。せっかくの機能が活かされないケースです。
結局今の業務や作業を常にチェックする視点を持ち続け、改善点、改良点を探す姿勢が必要であるともいえます。こうした場合、外部の人間に業務の流れを見てもらうことで、当たりまえと思っていた事の中に無駄があり、そうした視点のなか、業務の見直しや改善につながる方法が見つかる場合があります。
複合機の活用もそうした視点で見た時に新しい使い方が見つかるかもしれません。

複合機の機能では対応できない作業は、例外業務として別(専用)ラインで対応するのがベター

最新の複合機だからといって、何でも出来るとは限りません。基本的な業務だけなら問題ないですが、特殊な業務や特別な要件が求められるケースもあるでしょう。そうした業務や作業も全て複合機に求めることは、業務全体のシステム化に支障をきたすことがあります。こうした場合は、基本業務と特殊業務と分けながら全体を見据えてから機器の選定導入にすすみます。より効率的な機器の導入と配置により、業務全体のコストダウンにつなげることができます。
例えば、営業部門と経理部門・あるいは製造部門、研究開発部門はそれぞれ、利用の形態が違います。特にプリンター機能の場合、経理業務で毎月数百を超える請求書を発行する場合、日時によっては他部門と時間のバッティングが生じ、逆に業務を遅らせることもあります。1台の複合機を「つかう人・人数」「つかう時間帯」「つかう場所」(人・時・場所)も考慮し、さらに見えるコストと見えないコスト。ついつい見えるコストに目がいきがちですが、見えないコストにも配慮することでより効率てきな運用が可能となります。
ITCでは、大局に立ち手段と目的を間違えない判断を元に、業務改善の提案をさせていただきます。

複合機の自動転送機能
高機能化の一つとしてファックスの自動転送機能があります。複合機を経由することで、電子メールに転送したり、サーバへの転送、PCへの転送、共有フォルダへの転送と上手く使いこなせば、従来行っていた作業を確実に軽減させることができます。

PCファックス送信 で文章作成から直接ファックス送信

また、PCで作成した文章を一度プリントしてからファックス送信していたものを、複合機を経由することでプリントせずに直接送信することで、印刷の時間と用紙の無駄を減らすこともできます。複合機の機能を改めて見直すことも業務改善には必要かもしれません。

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